Organizując konferencję, musisz podjąć szereg decyzji. Wybór miejsca będzie miał największy wpływ na Twoje wydarzenie. Pamiętaj, że im wcześniej zaczniesz szukać sali, tym lepiej. Zarezerwuj ją przynajmniej 4-6 miesięcy wcześniej. Wtedy zdążysz na spokojnie zamówić catering, przygotować materiały reklamowe i stronę internetową.
Funkcjonalne rozwiązania
Zarezerwuj miejsce, które ma wszystkie udogodnienia potrzebne dla Twojego wydarzenia. Obejmuje to sprzęt audiowizualny, mikrofony, przystosowanie do osób niepełnosprawnych. Pamiętaj o możliwościach konfiguracji, zwracając uwagę na ustawienia miejsc siedzących i obszary sponsorskie. Sprawdź, czy możesz korzystać z powierzchni wystawienniczej lub wynająć firmę cateringową.
Personel
W dniu konferencji naprawdę będziesz mieć dużo spraw na głowie. Dlatego upewnij się, że możesz wtedy skorzystać z usług kelnerów, ochroniarzy i konsjerża. Należy również ustalić, czy będzie wyznaczony koordynator, który pomoże Ci w rozwiązywaniu jakichkolwiek problemów. Sprawdź, czy w czasie konferencji będzie dostępna pomoc techniczna.
Branding
Wybierając miejsce, pamiętaj też o sponsorach. Zapytaj właściciela lub menadżera obiektu, czy w danym dniu odbędą się też inne wydarzenia, które kolidują z Twoją konferencją lub przesłaniem marki. Sprawdź też, jakie są sposoby oznakowania i brandingu są dostępne. Czy możesz wyświetlić reklamę na ekranach plazmowych albo zamieścić stosowne oznaczenia w windzie? Pamiętaj, że branding jest bardzo ważny.
Dostępność
Lokalizacja sali konferencyjnej pozwala zmaksymalizować konferencję. Upewnij się, że uczestnicy mogą łatwo dojechać samochodem, pociągiem albo autobusem. Sprawdź, czy przy centrum konferencyjnym znajduje się duży parking. Zastanów się, czy proponowane miejsce odzwierciedla lub ogranicza wizerunek wydarzenia. Pamiętaj, że musi pasować nie tylko do Twojej marki, ale również do Twojej grupy docelowej.
Parking
Zobacz, czy do centrum konferencyjnego przynależy parking. Jeśli nie, sprawdź, czy w pobliżu znajdują się parkingi i czy uczestnicy mogą z nich skorzystać. Nie martw się. Możesz zarezerwować pobliskie miejsca parkingowe dla uczestników konferencji. Uwzględnij koszt w cenach biletów albo poproś osoby biorące udział w wydarzeniu o zapłatę podczas parkowania.
Wielkość sali
Sprawdź, jaką powierzchnię ma sala konferencyjna. Po pierwsze, 500 uczestników nie będzie się czuło wygodnie i swobodnie w pomieszczeniu na 250 osób. Po drugie, istnieją pewne zasady bezpieczeństwa przeciwpożarowego, których musi przestrzegać konkretny obiekt. Zapytaj, czy sala konferencyjna jest wyposażona w sprzęt audiowizualny. W niektórych przypadkach musisz go samodzielnie wynająć.
Akustyka
Czy kiedykolwiek brałeś udział w wydarzeniu w miejscu, które było tak głośne, że trudno Ci było usłyszeć inne osoby? Przyczyną była słaba akustyka. To sposób, w jaki dźwięk rozchodzi się po sali. Niski sufit sprawia, że wnętrze wygląda przytulniej. Z drugiej jednak strony wpływa negatywnie na akustykę. Natomiast w dużych miejscach może wystąpić problem związany z pogłosem.
Koszt
Oprócz ogólnego kosztu rezerwacji sali, sprawdź też wszelkie dodatki. Dlatego czytając umowę, szczególną uwagę zwróć na to, co jest zapisane małym druczkiem. Opłaty za parking, koszty Wi-Fi, przekąski i napoje mogą naprawdę podnieść koszt imprezy. Wybierz więc miejsce z jasną, prostą polityką cenową. Wtedy unikniesz przykrych niespodzianek.
