W dobie współczesnego rozwoju technologii centrala telefoniczna wydaje się być zbędna. Tego zdania jest wiele firm, jednak czy słusznie? Z pozoru wystarczy przecież telefon komórkowy, który cały czas nosi się przy sobie. Nie mniej jednak warto wskazać zalety, które może za sobą nieść korzystanie z profesjonalnej centralki telefonicznej.
W przypadku mniejszych firm, to rozwiązanie stosuje się w celu uzyskania wrażenia większego przedsiębiorstwa, niż ono faktycznie jest. Dotyczy to jednak głównie jednoosobowych działalności. Co w przypadku takich firm, w których działa kilka lub kilkanaście działów, gdzie każdy wykonuje inne zadania? Tutaj, skorzystanie z centrali telefonicznej wiąże się z wieloma korzyściami.
Korzyści wynikające z centrali telefonicznej
Zgodnie z danymi opracowanymi na podstawie badania przeprowadzonego w gronie firm używających telefonów stacjonarnych, są one dla nich istotne. Dlaczego? Dla znacznej większości ma to znaczący wpływ na zwiększenie wiarygodności. Jest również wynikiem przyzwyczajenia oraz korzystnych ofert operatorów, które nierzadko połączone są z Internetem w przystępnych cenach.
Każdej firmie zależy na pozyskiwaniu nowych Klientów, zwłaszcza tych z polecenia osób, które wcześniej korzystały z usług danego przedsiębiorstwa. Ponadto prowadzone są odpowiednio skuteczne działania reklamowe i aktywne poszukiwania. Coraz częściej zdarza się jednak, że potencjalny Klient wyszukuje firmy w Internecie, które świadczą niezbędne w danym momencie usługi, lub oferują produkty. Przykucie uwagi odbiorcy to jedno, nawiązanie kontaktu to druga kwestia. Najczęściej do tego celu używa się telefonu. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie możesz odebrać połączenia, narażasz swoją firmę na utratę potencjalnego Klienta.
W takiej sytuacji warto przemyśleć wprowadzenie do firmy centralę telefoniczną, która będzie pełniła funkcję ulepszenia poziomu obsługi Klienta. Co na to wpływa?
Po 1. Jeden numer kontaktowy. Dzwoniący telefon rozbrzmi na jednym lub kilku stanowiskach w tej samej chwili, albo określonej kolejności. Ponadto istnieje możliwość przekierowania połączeń na telefony komórkowe, do pracowników przebywających poza terenem przedsiębiorstwa. Dzięki temu kontakt z Klientem jest utrzymany na wysokim poziomie.
Po 2. Profesjonalne powitanie rozmówcy. Jest ono niezwykle ważne, ponieważ to pierwsze wrażenie ma największy wpływ na pozyskiwanie nowego Klienta. Komunikat powinien być krótki, zwięzły i zrozumiały. Nagranie ma zachęcić do skorzystania z oferty, a nie zniechęcić do rozmowy.
Po 4. Właściwy kierunek połączeń przychodzących. Nowoczesna obsługa Klienta musi być precyzyjna. Osoby próbujące połączyć się po godzinach pracy, usłyszą komunikat o godzinach, w których można się kontaktować. Najważniejsze jest, by wszystkie komunikaty przekazywane były sprawnie i zawierały najważniejsze informacje. Usprawnieniu obsługi służą również infolinie, dzięki którym konkretne połączenie trafia od razu do właściwego w danej firmie – pracownika.
Po 5. Wdrożenie systemu nagrywania. Oczywiście należy o tym poinformować Rozmówcę. Konwersacja zostaje nagrywana z możliwością jej odtworzenia w razie potrzeby, np. reklamacji. Pomocna w tych zabiegach okazuje się centrala telefoniczna.
Powyższe korzyści wyraźnie wskazują na możliwości, które wpływają na pozytywny wizerunek firmy i jej odbiór przez obecnych i przyszłych Klientów. Przy odpowiednim wykorzystaniu potencjału centrali telefonicznej, obsługa Klienta zostanie przeprowadzona na najwyższym poziomie.
